档案、财务凭证、合同原件属于单位核心资料，搬迁一旦丢失、受潮，会带来严重损失，搬迁全程需要单独管控。打包前，各部门整理资料，剔除过期无效文件，有效文件按类别分装，优先选用防水纸箱，箱体外标注部门、档案类型，标注 “重要资料，轻拿轻放，不可重压”。纸质档案不要装太满，纸箱控制重量，防止搬运过程箱体破损散落。电子档案提前做多重异地备份，硬盘、U 盘单独收纳，由专人随身携带，不随货车托运。档案箱优先装车、优先卸车，避免压在重物下方，做好防潮防雨防护，雨天搬迁要额外增加防水膜包裹。
搬迁途中安排专人全程押运档案物资，到达新址后时间清点核对数量，对照清单逐一验收，发现缺失立刻排查。资料不要和杂物、重型家具混放，单独划定存放区域，清点完成后再入库归档。整个档案搬迁过程做好登记台账，记录打包、装车、运输、卸车、入库各个节点，保障资料可追溯。